Los 5 criterios básicos para aprender a priorizar las tareas

La duda que más asalta a todos mis clientes cuando acuden a mí para gestionar el tiempo de manera más efectiva, es cómo priorizar las tareas del día a día, y yo siempre digo lo mismo, no es una duda, es el quid de la cuestión.

Si no sabes priorizar, de nada sirve ni la planificación ni la programación de las tareas por lo tanto nuestra inversión de tiempo en gestionar el día no es más que un ladrón de tiempo.

¿Qué es un ladrón de tiempo?

Recuerda que un ladrón de tiempo no es más que cualquier actividad sin valor que nos roban tiempo de las actividades que SI tienen valor o importancia, ya sean por su urgencia o porque nos acerquen a nuestro objetivo.

¿Qué es la priorización?

La definición que más me gusta usar cuando hablo de priorizar nuestro tiempo es la que me enseñaron en un curso de Gestión de tiempo y recursos de la Universidad, al final siempre me quedo con aquellas definiciones que cumplen mis tres C de la información : CLARA, CONCISA y CONCRETA o es lo mismo, encontrar la esencia del concepto.LA definición es así:

Priorización: es la acción de dar preferencia a una tarea por delante de otras en su consecución.

Por eso es tan importante priorizar en la planificación de la jornada estableciendo el orden de la realización de las tareas de la manera más efectiva.

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¿Cuáles son los criterios a utilizar para priorizar las tareas?

Estos cinco criterios básicos son:

  1. La urgencia de la tarea : a dos tareas importantes a realizar priorizaremos la más urgente de las dos.
  2. La importancia de la tarea: a dos tareas urgentes a realizar priorizaremos  la más importante de las dos.
  3. Quien es el responsable de la tarea: si puedes responder con sinceridad a esta pregunta ¿ Quién puede realizar esta tarea? y no eres tú, confía y delega.
  4. La delegación que podamos realizar: delegar es nuestra herramienta mas poderosa para priorizar, aunque podamos hacer todo, no es necesario hacerlo, confiar y compartir responsabilidad con nuestro entorno o nuestro equipo es un ejercicio de confianza.
  5. El grado de perfeccionismo que requiera la tarea: sí, se que puedes ser perfecto en tu trabajo pero ¿esa tarea lo requiere? ahí se encuentra uno de los mayores embudos en nuestro día a día, no concluir las tareas para revisarlas, mejorarlas o dudas; CIERRA tareas para que no se conviertan en lastres.

“Gestión es hacer las cosas bien, liderazgo es hacer lo correcto”_Peter Drucker

Si quieres pasar de una jornada donde el tiempo te domina a ti a una jornada con mayor precisión y claridad, con  un tiempo determinado y evitando que las tareas nos sobrepasen ese día, utiliza estas cinco claves y conviértete en una persona operativa.

¿Te ayudo?

 

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