Planificar es la herramienta más importante en la gestión correcta de nuestro tiempo, pero también la más fácil de hacer mal, porque planificar no se trata de cálculos cerrados y rígidos que muchas veces asustan o estresan más que ayudan, puesto que supone poner límites y ataduras a nuestro trabajo.
Tengo que decir que esta es una idea errónea, trabajar a merced de los improvistos o de las tareas que nos va llegando, sólo es una ventana a postergar o procratinar aquello que menos nos gusta y vamos arrinconando.
Planificar es adquirir conocimiento por adelantado de que tareas debemos realizar durante nuestro tiempo, es visualizar por adelantado no solo aquellas tareas siginifcativas sino crear previsiones para alcanzar nuestros objetivos y saber actuar ante los improvistos que nos puedan surgir. Cuanto más información barajemos, antes sabremos reaccionar ante aquello que no esperábamos.
Cuanto más planifiquemos, menos espacio dejaremos a los improvistos menos sensación de ser arrastrado por nuestro trabajo.
Debemos dominar nuestro tiempo sin que esto signifique trabajar más, sino mejor.
Visualizar a primera hora todo aquello que debemos realizar durante el día, marcando nuestros objetivos diarios,urgentes e importantes nos hace trabajar enfocados en lo realmente importante, es la mejor inversión de tiempo que podemos hacer, no para trabajar más horas sino que para que nuestras horas sean más productivas.
Debemos crear una alianza entre nuestro tiempo, nuestro objetivos y nuestra vida.
A través de una correcta planificación podremos aceptar y adaptarnos a los acontecimientos inesperados que nos pueda suceder, controlando la situación, por eso es necesario registrar aquello que queremos hacer. Ponerle tiempos es la herramienta para saber cuanto tiempo nos lleva cada tarea y así hacer más fácil la tarea de programar.
Planificar es decidir que quieres hacer y programar es adjudicar tiempo y medios disponibles a lo que queremos hacer.
Te recomiendo cuatro pasos importantes para planificar tu tiempo:
- Aprende a usar notas, apunta todo lo que debes hacer y revisa durante el día todas tus notas así te evitas sustos innecesarios, existen muchos métodos desde la libreta a las aplicaciones tecnológicas, pero úsalas.
- No malgastes la memoria, se que suena raro pero saturando nuestra mente con recordatorios, sólo consigue estresarte y frustrarte cuando sabemos que tenemos cosas por hacer pero no nos acordamos. Visualizar todas tus anotaciones te hace una hoja de ruta para tu día.
- Evita la multitarea, es el peor gestor del tiempo, márcate tus objetivos y enfoca cada uno de ellos de manera individual, así optimizaras tu tiempo y tus recursos evitando perderte entre las tareas, realizando varias cosas a la vez, que suele ser la manera más fácil de sobrecargarnos y disipar nuestra atención. Cuando realizamos dos tareas a la vez no somos más eficaces simplemente dividimos nuestra atención.
- Se ordenad@ y limpi@, se que suena raro, pero esta demostrado que el ambiente de trabajo afecta directamente en nuestra atención. Ordenar y clasificar nuestra área de trabajo y separa las tareas en función de relevancia es la llave de la eficiencia .
Recuerda que podemos perder algo imprescindible entre una torre de cosas totalmente prescindible.
[Blog]
¿Hablamos?
